Pod strategijom uštede vremena podrazumevamo veštinu i racionalnost trošenja vremena kao resursa i kapitala. Mnoge studije u prvom redu na zapadu ukazuju da je najefikasniji vid uštede vremena upravo kroz razne oblike sastanaka, i zato  sastanaku kao menadžment procesu posvećujemo izvesnu pažnju.

Opšte je poznata činjenica da nijedna organizacija ne može da opstane bez formalnih i neformalnih sastanaka, skupova i rasprava. Što je veća organizacija veća je potreba za sastancima i obrnuto. Kod mnogih menadžera, vlada ironija – žale se na sastanke na kojima prisustvuju ili na koje jure, opisujući ih kao ”gubljenje vremena”. Međutim, sastanak pravilno organizovan i vođen može da bude značajno sredstvo uštede vremena i ostvarivanja rezultata.

Šta je sastanak?

Postoji mnoštvo definicija. Daćemo dve. Sastanak je osnovni oblik kolektivnog rada i učešća većeg broja ljudi raznih specijalnosti u donošenju odluka, zaključaka, preporuka i slično. Sastanak je direktno sastajanje dvoje ili više ljudi sa namerom da se ostvari cilj. Sastanci se po mnogo čemu razlikuju po: broju prisutnih, formalnostima u proceduri, eksplicitnog prisustva predsedavajućeg,  pridržavanja zakonskih pravila, rasporeda sedenja, izrade dnevnog reda, i odgovornosti za sprovođenje zaključaka.

Sastanak je po pravilu vezan za zajedničku misiju, tj. odluku i diskusiju. Ako se menadžer poziva na više sastanaka to označava njegov značaj, moć i ugled u organizaciji. Kada se ljudi prestanu pozivati na sastanke – čak iako su ranije bili protiv sastanaka – oni postaju krajnje napeti, ćudljivi i frustrirani

Osnovni cilj sastanka je da se određeni problem reši na najbolji mogući način, blagovremeno i uz optimalni utrošak vremena.

Pored toga sastanak može imati i poseban cilj:

• davanje informacije ako je u pitanju veći broj ljudi,
• ako je neophodno ljude u nešto novo uveriti, ili
• ako je u pitanju poverljiva informacija.

Ovakav način davanja informacija može biti veoma uspešan, na primer: kada menadžment organizacije želi da zaposlene u prodajnoj funkciji upozna sa novim uslugama.

Pored neosporne korisnosti sastanka, mnogi sastanci ne uspevaju, na njima se izgubi dragoceno vreme, koje se teško može nadoknaditi. Iz toga razloga se postavlja pitanje:

Zašto sastanci propadaju?

Navodimo osnovne razloge zapadnih teoretičara (Ted Johnsa):

1. sastanak je nepotreban: Većinu ciljeva organizacije moguće je ostvariti bez bilo kakvih potreba za držanjem sastanaka. Na primer, ako je sastanak održan da bi se podelila neka informacija, onda se taj cilj može ostvariti pismenom podelom beleški ili pismom, a ušteda vremena je više nego očigledna;
2. sastanak nije dobro planiran: Dnevni red bi trebalo da uključi kratke naslove, da je unapred podeljen sa potrebnim pratećim informacijama.
3. sastanak ne odgovara sredini: Prostorija u kojoj se održava sastanak može biti prevelika, suviše mala,suviše vruća, suviše hladna, suviše bučna, nadgledana iz susednih soba ili hodnika. Sastanak može biti neugodan i iscrpljujući. Dugačak radni sto sprečava bliske kontakte učesnika sastanka, daleko bolji je okrugli sto, jer daleko više maksimizira učešče i pažnju.

Najdinamičniji i najekonomičniji sastanak je sastank u sobama u kojima nema sedišta,  i sastanak se drži u stojećem stavu, a sporna pitanja se brzo rešavaju. Ovakav oblik sastanka najzastupljeniji je kod japanskih menadžera i u japanskoj industriji.

4. Pogrešni ljudi su prisutni, a pravi odsutni: Mnogo učesnika može da spreči otvorenu i slobodnu raspravu, a premalo ljudi učiniće da sastanak izgubi na svojoj reprezentativnosti;
5. Predsedavjući (vođa) ne odgovara visini zadatka: Idealnog vođu teško je naći. Idealni vođa mora sve učesnike da drži na okupu.
6. Upravljanje vremenom na sastanku je slabo: Sastanak ne počinje na vreme, nije predviđeno vreme završetka. Neki učesnici kasno stižu – nema kvoruma.
7. Ciljevi na sastanku nisu jasni: Ovo je najznačajniji uzrok neuspeha sastanka.

Kako uštediti vreme na sastanku?

1. Temeljno se pripremiti: Izložiti plan sastanka u uvodnoj reči, izložiti problem o kojem će se raspravljati, pripremiti opremu za vizuelnu prezentaciju, ili ručno hvatati beleške.
2. Pripremiti dnevni red: Pošaljite obaveštenje o sastanku sa pozivom dnevnog reda. Svi naslovi u dnevnom redu treba da su iskazani na takav način da učesnici saznaju svrhu te tačke. Rasporedite grubo vreme za sve tačke dnevnog reda. Dajte tačno vreme za početak a završetak oko …..časova. Sastanak izbegavajte u petak po podne, zato što su oštri, a učesnici više razmišljaju o vikendu no o sastanku
3. Podelite dnevni red zajedno sa informativnim materijalom: Skrenite pažnju učesnicima, da ne dozvoljavate pokretanje drugih spornih pitanja van dnevnog reda.
4. Otvaranje sastanka: U tačno zakazano vreme, čak i ako neki ljudi nisu stigli. Vaše praktikovanje da sastanak počne na vreme odgovorno će delovati na učesnike da ne kasne, vaš autoritet će rasti. Sastanak započnite sa objašnjenjem cilja, predmeta i pravila ponašanja, i to ne treba da bude predmet raprave.
5. Kontrola napredovanja sastanka: Ohrabrite učešće ćudljivih učesnika postavljajući im direktno pitanje. (Šta vi o tome mislite?). Oslobite se doprinosa pričljivih učesnika. Diskusije ograničiti na 5 minuta. Osigurajte da vaš početni plan utroška vremena bude ostvarljiv.
6. Završetak sastanka: Osigurajte da svi učesnici saznaju šta je dogovoreno, ko je odgovoran za sprovođenje odluka, i zakljujčaka, da su svi rokovi utanačeni. Završite sastanak u objavljeno vreme ili ranije. Izbegavajte kasnije, to će pomoći vašem ugledu.
7. Nakon sastanka: Za većinu poslovnih sastanka, jedini dokumenat koji zahteva naknadnu cirkulaciju je ”Beleška za akciju” u kojoj su odluke, zakljujčci i rokovi za njihovo izvršenje. Beleške za akciju trebalo bi se pošalju izvršiocima u roku od 24 sata.

Ukoliko se menadžeri ne prdržavaju ovih sedam navedenh principa, njihova organizacija sastanka, dužina trajanja s pravom se može smatrati ”krađa vremena”  koja se sve više odomaćuje, a posebno u onim organizacijama koje time management ne shvataju kao uslov efektivnosti, efikasnoti i poslovne uspešnosti organizacije.

Nesporna je činjnica da su u menadžment procesu najveći ”kradljivac vremena” upravo sastanci. Međutim, kradljivcima vremena ne možemo smatrati jedino sastanak. Njih ima mnogo:

Kradljivci vremena:

Na osnovu ovih indikatora svaki menadžer trebao bi da ih dobro proanalizira i da shvati da li i koliko vremena izgubi dnevno. Svi mi gubimo vreme! Neki manje neki više, ali u proseku 2-4 sata dnevno.To je golemo vreme. To znači 7-14 časova nedeljno, a mesečno 28-56, a što godišnje iznosi 336-672. sata.

Pored navedenih 18 kradljivaca vremena, namerno sam izostavio radni centar-radni sto mesto na kojem menadžer (zaposleni) najviše utroši svoje vreme. Svaki menadžer i zaposleni mora o svom radnom centru-radnom stolu misliti kao o velikoj investiciji, iz osnovnog razloga što je to u funkciji produktivnosti.

Radni sto nije polica ili ormar  na koje stavljamo sve i svašta, nije ni kontejner u koji odlažemo papir. Generalno je pravilo da one stvari koje češće koristimo treba staviti blizu tog stola, a one koje ređe koristimo, dalje. Da bismo zadržali produktivnost i efikasnost, radni centar-sto treba stalno da bude sređen i organizovan. Kada postane zatrpan potrebno je par minuta vremena da se sredi.

Evo nekoliko pravila o radnom prostoru:

Radni prostor treba da bude prazan, izuzev projekta na kojem  se radi. Na kraju radnog vremena  sredite svoj prostor, i očistite ga od stvari i papira. Staviti kalendar na ivicu  radnog prostora (stola) i držate ga otvorenim sa današnjim datumom. Uredan radni sto smanjiće vreme potrebno da se nešto pronađe.

Nakon što se sredi sto pristupiti sređivanju fioka. Spajalice olovke u jednoj fioci na dohvat ruke, ali ne nabacane, već organizovane. Police i ormani trebaju da sadrže dokumenta koje ređe koristimo, i da budu na dohvat ruke. Urednost radnog prostora znači preglednost, a preglednost znači vladati i upravljalti situacijom.

• Strani jezici
• Informacione tehnologije
• Poslovne veštine
• Ostali tutorijali