U savremenim uslovima poslovanja u organizaciji se javlja veliki broj problema, a i zahteva, čije rešavanje zahteva interdisciplinarna znanja i ekspertsko angažovanje stručnjaka različitog profila bilo iz organizacije ili van nje. Ti problemi mogu biti različiti, kao na primer:
- reklamacija klijenata na kvalitet proizvoda-usluga;
- konstatacija o loše obavljenom poslu;
- uvođenje novog proizvodnog programa;
- unapređenje kvaliteta;
- uvođenje novih tehnologija;
- rešavanje ekoloških problema i slično.
Navedene probleme ne može rešavati jedno lice bez obzira kakvim znanjem, umećem i iskustvom raspolagalo. Ti problemi traže timski rad, ukoliko organizacija i njen menadžment želi da očuva, i unapredi konkurentsku i poslovnu uspešnost organizacije. U velikim kompanijama zapada, nezamislivo je poslovanja bez timskog rada, i taj rad se označava procesom kvalitetnog upravljanja, pri čemu se podrazumeva da u tom procesu učestvuje veći broj ljudi, različitog znanja i stepena odgovornosti, tako da svi potencijalni učesnici budu optimalno iskorišćeni.
Prelaskom naše zemlje na tržišne uslove poslovanja, sve se više u većim poslovnim sistemima pristupa timskom radu.
Šta je tim?
Tim je specijalna vrsta grupe u organizaciji formiran sa određenim ciljem i zadatkom. Svaki tim je grupa, ali svaka grupa nije tim. Pod grupom u organizaciji podrazumevamo skup ljudi koji su međusobno povezani zajedničkim ciljem i interesom, među kojima postoji zajednička interakcija.
U organizaciji postoji mnoštvo grupa, od kojih su najznačajnije formalne i neformalne grupe.
Šta su formalne grupe?
Pod formalnim grupama podrazumevamo oblik društvenih grupa koje su jasno vidljive, hijerarhijski ustrojene, pravno uređene (legalizovane) sa utvrđenim zadacima, ciljevima i funkcijama koje obavljaju. Primer formalnih grupa u organizaciji: osnovna organizacija sindikata, upravni odbor, komisije, timovi, direkcije i drugo.
Šta je neformalna grupa?
To je onaj deo organizacije koji pravno nije uređen, ali de facto postoji i deluje u organizaciji, izražavajući se kao ”klika” grupa ”zemljaka”, ”prijatelja” i slično.
Osnov za njihov nastanak je u prvom redu lični interes, mada može biti i interes nekog od menadžera organizacije ako je u pitanju njegov lični interes koji želi da ostvari preko neformalne grupe. Neformalna grupa je redovni pratilac formalne organizacije.
Ko formira tim?
Tim formira nadležno rukovodstvo organizacije ili dela organizacije za rešavanja određenih problema kako bi organizacija očuvala odnosno unapredila svoju konkurentsku i poslovnu uspešnost. Treba zapamtiti da formiranjem tima ne prestaje odgovornost rukovodstva za rešavanje problema u organizaciji. Na tim se prenosi konkretan, operativni deo posla i ima ograničenu odgovornost, a rukovodstvo ostaje odgovorno za rešavanje problema u celini.
Timovi su izum zapadne poslovne filozofije i efikasan su instrumenat za rešavanje problema, samo ako se timskim radom upravlja na profesionalan način. Prava je veština i uspeh izgraditi dobar tim koji svojim ulogama pokriva celinu posla i omogućava uspeh u realizaciji ciljeva organizacije.
Timovi mogu da rade razne poslove. Oni mogu da kreiraju proizvod, pružaju usluge, pregovaraju o poslu, ispituju tržište, koordiniraju pojekte, nude savet, i donose odluke. Menadžeri su zaključili da su timovi fleksibilniji i bolje odgovaraju na promene nego što su tradicionlna odelenja ili druge strane grupe.
Rukovodilac, organ koji formira tim treba da ima jasne razloge zbog kojih se tim formira (uvođenje novog proizvodnog programa, novih tehnologija, poboljšanje kvaliteta proizvoda i sl) i u tom cilju treba da definiše:
- čime će se tim konkretno baviti (zadaci i ciljevi)
- period delovanja tima (rokovi, faze rada)
- broj članova tima
- posao koji tim treba da uradi
- merila efekta rada tima.
U formiranju i organizovanju tima najteži deo posla je izbor pravih članova na prava mesta u timu, i od tog izbora u najvećem stepenu zavisi uspeh u realizaciji poverenog zadatka. Da bi se tim uspešno formirao mora se poći od profila kvalifikacije, od profila traženih sposobnosti i na kraju od osobine ličnosti. U našoj tradiciji najčešće se vodi računa o izboru člana tima – kakvu diplomu poseduje, što je jednostrano shvatanje, zanemarujući brojne druge kriterijume..
Zbog toga se često dešava da timovi ”škripe”, ne funkcinišu na očekivani način i kao takvi se raspadaju, a posao ostaje nezavršen. Idealni tim nije moguće formirati. Što je više kriterijuma za izbor, mogućnost pravog izbora se sužava. To ne znači da kriterijume treba odbaciti i pristupiti izboru od ”oka” što je najgore rešenje. Oštrinu kriterijuma treba utvrditi na osnovu analize i zahteva posla koji se poveravaju timu.
Načelni kriterijumi za izbor članova tima u organizaciji:
- potrebno tehničko znanje i stručnost
- iskustvo u timskom radu
- sposobnost komuniciranja
- profesionalno iskustvo
- spremnost za prihvatanje odgovornosti
- odgovarajuće kvalifikacije
- psiho-fizička sposobnost
Da bi nadležni organ formirao tim, neophodno je stvoriti poverenje među članovima koji treba da formiraju tim. U stvaranju poverenja glavnu ulogi ima vođa (lider tima). Vođu tima može da imenuje nadležan rukovodilac, ili organ rukovođenja, ili ga mogu birati članovi tima. Kada je reč o kriterijumu za izbor vođe, pored osnovnih koji važe za izbor članova tima, vođa treba da poseduje:
- veštinu upravljanja (koordinacija, komuniciranje, donošenje odluka, prihvatanje rizika i odgovornosti;
- stručna znanja, sposobnosti i veštine;
- posebne sposobnosti i veštine rada sa ljudima.
U slučaju da vođu biraju sami članovi tima oni se opredeljuju za onog vođu koga vide kao:
- jednog od nas
- kao većinu od nas
- najboljeg od nas.
To znači da razlike između vođstva i članstva u timu ne smeju biti velike u pogledu inteligencije, načina mišljenja, vrednosnih stavova, obrazovanja i slično. No, ipak vođa mora biti najbolji od svih, da bi se obezbedio potrebni autoritet. Vođa je bez sumnje faktor identifikacije, instrument za zadovoljavanje ciljeva grupe.
Vođa je centralna figura u timu. On ostvaruje veliki broj uloga poput: izvršnog organa, stratega, planera, ideologa, stručnjaka, organizatora, kontrolora, arbitra…Gro ovih uloga mora preneti na tim kao celinu, s tim da uvek ostaje odgovoran za funkcionisanje tima u celini. Uloga vođe u timu često je analogna ulogama vođe i menadžera u formalnim organizacijama.
Osnovni zadaci vođe tima – sa stanovišta obezbeđenja kvaliteta
- sa saradnicima izrađuje standarde rada i ponašanja članova tima
- sluša svoje saradnike o problemima sa kojima se suočavaju i idejama sugestijama i predlozima koje daju,
- motiviše članove tima da se aktivno uključe u iznalaženju novihmetoda za ostvarenje postavljenih ciljeva,
- stalno poboljšava radnu klimu u timu, dajući članovima tima da u hodu rešavaju iskrsle probleme,
- nagrađuje svaki uspeh u realizaciji postavljenih zadataka.
Vođa je taj koji ohrabruje članove tima za prestojeće zadatke i time povećava njihovu samosvest. Pojedinci se navode da ispitaju svoja ranija ponašanja – da li su bila dobra ili loša, da li su bila u interesu organizacije ili njihovih interesa i takvom interspekcijom pojedini članovi tima dolaze do jasne svesti o uticaju njihovog ponašanja na ostale članove grupe.
Pored svesti o sebi potrebno je razvijati i svest o drugima. Opšte je poznato da se članovi grupe potpuno razlikuju jedan od drugoga. Potrebno je da lider tima kod svojih članova razvija sposobnost za uvažavanjem različitosti. Poverenje samo po sebi ne stvara povezanost tima. Neophpodno je da članovi tima budu dobri saradnici i ta saradnja i međusobno uvažavanje različitosti stvara klimu poštovanja u timu što je preduslov za uspešnost u izvršavanju zadataka. Dakle, samosvest o sebi, svest o drugima i uvažavanje različitosti su neophodni uslovi za stabilan i efikasan rad tima.
