Opšte je poznato pravilo da mnoge poslove možemo da uradimo sami. Ali je sigurno da uz nečiju pomoć možemo još više. Jedan o mogućih alata upravljanja vremenom svakako je delegiranje. Šta je delegiranje? Prenošenje zadataka, autoriteta i ovlašćenja na one primaoce koji će biti odgovorni za njihovo izvršenje. To je specifičan proces postizanja rezultata kroz napor i rad drugih ljudi.

Koje su koristi od delegiranja?

1. ušteda vremena;
2. rasterećenje i više vremena za prioritete i važne poslove;
3. povećanje kapaciteta i radne uspešnosti;
4. motivisanje saradnika (osećaj veće vrednosti);
5. kvalitetnije rešavanje problema (odluke se donose na svim nivoima).

Mnogi menadžeri, a posebno neiskusni i nesigurni u sebe ne koriste uvek ovaj alat za upravljanje vremenom.

Koji su razlozi nedelegiranja?

1. Ja (menadžer) sam jedina osoba koja zna kako to treba uraditi;
2. Ja (menadžer) to mogu sam bolje uraditi od bilo koga drugog;
3. Nemam kome delegirati;
4. Nemam dovoljno vremena da pokažem kako to treba uraditi;
5. Prošli put to nije uspelo pa neće ni ovog puta.

Da bi delegiranje kao menadžment proces uspeo treba ispuniti određene uslove.

Koji su uslovi za uspeh delgiranja?

1. biti spreman na delegiranje – HOĆU;
2. veština delegiranja – ZNATI;
   1. – šta možete delegirati;
   2. – ko će to od podređenih znati najbolje uraditi;
   3. – ovlašćenja;
   4. – vreme kada neki posao treba obaviti;
   5. – utvrditi termin provere (kontrole rada saradnika)
   6. – delegirati prave ljude na prave zadatke.

Da bi delegiranje kao menadžment proces uspelo potrebna su nam pravila delegiranja.

Koja su ključna pravila delegiranja?

1. Koje konkretne zadatke delgirati;
2. Šta treba napraviti kao sadržaj delegiranja;
3. Koja će osoba napraviti sadržaj delegiranja;
4. Može li to napraviti dotična osoba bez obučavanja ili ne;
5. Zašto će to napraviti, da li je motivisan ili ne;
6. Kako to mora napraviti (uputstva i kvalitet)
7. Do kada mora napraviti (rok);
8. U kojem vremenu ili statusu projekta pristupiti proveravnju, tačke po tačku.

Svi poslovi u organizaciji ne mogu se delegirati, postoje određene vrste poslova koji se delegiraju, i na kojima se najviše uštedi vremena.

Koje poslove delegirati?

1. rutinske aktivnosti (priprema podataka za izveštaj, fotokopiranje i sortiranje dokumenata, unos podataka, informacija i slično);
2. poslovi koji nisu deo vaše suštinske odgovornosti (isporuke, održavanje opreme, praćenje propisa i sl);
3. poslovi koje drugi mogu uraditi bolje, brže i efikasnije od vas;
4. poslovi koje nadređeni ne poznaju najbolje, a podređeni ih mogu uspešnije obaviti;
5. poslovi u kojima nadređeni ne uživaju;
6. poslovi koji traže energiju i vreme koje nadređenom treba za obavljanje važnih poslova.

Postoji odeđen broj poslova u organizaciji koje nije moguće delegirati.

Koje poslove ne delegirati?

1. Disciplinske mere;
2. Rešavanje kriznih situacija;
3. Poslovi koji se mogu izostaviti, pa ih nije ni potrebno raditi.

Da bi delegiranje uspelo potrebno je napraviti tri ključna koraka.

Koji su ključni koraci u delegiranju?

1. Izložiti posao;
2. Biti raspoložen za savete i vođstvo tokom obavljanje poslova;
3. Ocenjivanje.

Kako delegirati?

• napraviti plan za delegiranje: ne deliti zadatke od oka, već od analize i procene onih na koje se prenose da će ih sa najvećim uspehom obaviti. Nemojte uvek davati zadatke najsposobnijim, najiskusnijim ili onima na koje prvo naiđete u hodniku.
• uštedite vreme za obuku zaposlenih. Kratkoročno to izgleda kao gubitak vremena, ali dugoročno osiguravate povećanje produktivnosti;
• najbolje je da zaposleni sam ponovi šta treba da uradi i kada treba da uradi?
• delegirajte ciljeve a ne postupke. Recite im koliko je taj zadatak važan u odnosu na druge zadatke.
• davanje instrukcija: kada završite sa davanjem instrukcija pitajte ih ”Da li treba još nešto da se objasni?”;
• delegiranje odgovornosti i autoriteta; delegiranje odgovornosti bez delegiranja autoriteta je samo privid. Zajedno sa odgovornošću delegirajte i ovalšćenja, da ljudi ne bi stalno dolazili za beznačajna odobrenja.
• imajte poverenja u ljude: verujete da rade dobro, ne gledajte ih preko leđa i ne proveravajte ih stalno, ako nisu tražili.
• osigurajte povratne informacije; kako zaposleni ne bi imali osećaj da su napušteni.
• povratne informacije. Na kraju posla dajte povratne informacije. Nagradite učinjeno.

Menadžer koji maksimalno delegira olakšava sebi, a zaposlenima pruža jedinstvenu mogućnost, bržeg napredovanja i razvoja karijere.

Svi menadžeri ne delegiraju, tu postaje određeni indikatori.

Koji su indikatori nedelegiranja od strane menadžera?

1. Radi brže od podređenih;
2. Nosi posao kući;
3. Ima stalno ”pune ruke posla”:
4. Radi poslove koje bi trebali da rade drugi;
5. Stalno je pod pritiskom rokova;
6. Radi rutisnke ili tehničke poslove;
7. Stalno oseća pritisak i stres;
8. Donosi većinu ili sve odluke;
9. Troši premalo vremena na bitne menadžerske funkcije;
10. Podređeni moraju tražiti odobrenje od menadžera pre nego što preduzmu akciju.

U procesu delegiranja postoje određene prepreke koje se odnose na nadređene, podređene i samu organizaciju.

Koje su prepreke koje se odnose na nadređene?

1. Osećaj krivice kada se posao prenosi na nekog drugog;
2. Nadređeni misle da svaki posao mogu uraditi bolje od podređenih;
3. Ne razumevanje menadžerskih uloga (misle da sve moraju sami uraditi);
4. Strah od pokazivanja vlastitih nedostataka i slabosti;
5. Strah od gubitka kontrole;
6. Strah da se postane zamenjiv;
7. Mnogi nadređeni vole dominaciju;
8. Mnogi nadređeni misle da su nezamenjivi;
9. Pomanjkanje komunikacije između podređenih i nadređenih;
10. Pomanjkanje poverenja u saradnike.

Koje su prepreke koje se odnose na podređene?

1. Podređeni smatraju da je lakše upitati šefa da reši neki problem nego preuzeti autoritet i odgovornost za izvršenje nekog posla;
2. Nespremnost preuzimanje autoriteta i odgovornosti;
3. Strah od eventualnih grešaka ili neuspeha;
4. Nedostatak znanja i veština za poverene zadatke,
5. Podređeni smatraju da imaju mnogo posla i nisu spremni preuzeti nove obaveze;
6. Nedostatak pravih informacija za rešavanje zadataka;
7. Loši međuljudski odnosi (nedostatak međusobnog poverenja i uvažavanja);

Koje su prepreke koje se odnose na organizaciju?

1. Manjak ljudi i njihovo svakodnvno opterećenje;
2. Nekvalitetna obrazovna struktura za delegiranje;
3. Nedostatak komunikacija;
4. Autokratski stil rukovođenja;
5. Organizacijska konfuzija ,dupliranje autoriteta – matrična organizacija).

Kako otkloniti prepreke u delegiranju?

1. Razvijanje komunikacije između nadređenih i podređenih;
2. Primena načela jednakosti tako da nadređeni mora delegirati dovoljno vlasti podređenima koji su preuzeli odgovornost za rešavanje problema;
3. Razvijanje motivacije za delegirane poslova putem povećanja zarade, davanja drugih nagrada i sl.

• Strani jezici
• Informacione tehnologije
• Poslovne veštine
• Ostali tutorijali