Period od ideje do završetka realizacije projekta naziva se životni ciklus projekta. U tom vremenu projekat prolazi kroz mnoge faze. Faze razvoja projekta i napredovanja, treba da budu jasno definisane radi kvalitetnijeg praćenja i upravljanja projektom.
Možemo jasno izdiferencirati četiri osnovne faze:
- koncipiranje
- planiranje
- izvršenje
- završetak
Fazom koncipiranja utvrđuju se osnovne aktivnosti, potrebe, i predviđaju eventualne alternative daljih tokova projekta. Ova faza je prva u životnom ciklusu projekta.
Fazom planiranja se rade pripremni, a nakon toga i kompletni planovi za završetak projektnog ciklusa.
Faza izvršenja je najkompleksnija i najduža faza u životnom ciklusu projekta. U njoj se izvršavaju i koordiniraju sve aktivnosti i angažuju svi potrebni resursi za efikasan i uspešan završetak projektnog zadatka.
Završnu fazu čine aktivnosti neophodne da se projekat definitivno okonča.
Potrebno je naglasiti da u svakom projektu postoji veliki broj aktivnosti, a samim tim i broj faza koje se pojavljuju u životnom ciklusu projekta. Iz slike 1. može da se vidi da su jasno razgraničene četiri osnovne faze. Međutim, svaka od ovih faza može biti dalje razložena na niz drugih, čime se dobija na složenosti projekta. Sama složenost zavisiće od vrste i obima projektnog zadatka, pri čemu će složeniji projekti imati veći broj faza, obimnije angažovane resurse, duži predviđeni vremenski rok za realizaciju projekta i slično.
Svaka faza je odvojena od prethodne i ima svoje definisane ciljeve, ali vrlo često se pojedine i preklapaju, što je u zavisnosti od vrste projekta. Ovim se nedvosmisleno dobija na složenosti realizacije projekta a proces upravljanja na svojoj kompleksnosti.
Na slici 2. dat je primer jednog građevinskog projekta. Može se videti da se osnovne faze projekta dele na nove. Ove faze ne moraju vremenski da traju isto, niti da budu sastavljene iz istog broja aktivnosti po vrsti i intenzitetu. Takođe, u fazama 3, 5, 8, 9 i 10 dešava se veći broj aktivnosti. Ponekad se dešava da pojedine faze, kao što su u ovom slučaju zanatski radovi, budu apsolutno vremenski podudarne sa drugim aktivnostima (u ovom slučaju građevinski radovi).
Na slici 3. prikazan je životni ciklus instalacije kompjutera. I na ovom primeru potvrđuju se prethodne postavke da u pojedinim fazama 5, 9 i 10 dolazi do podudarnosti aktivnosti. Naravno, postoje specifičnosti, koje su karakteristika svakog tipa projekta i svakog projekta pojedinačno. U primeru instalacije kompjutera karakteristično je da se proces obuke i implementacije potpuno podudaraju.U ovom slučaju faza obuke je duža, jer su zahtevi daleko složeniji, a sa obukom se počinje još pre nego što se kompjuterska tehnologija koristi. Razlog tome je jer se u vremenu od šest meseci kompjuteri usavršavaju i menjaju se gotovo čitave generacije. To vreme je u začecima informacione tehnologije iznosilo oko 10 godina.
U uslovima kada se promene dešavaju u sve kraćem vremenu, a skokovi u napretku tehnologije bivaju sve veći, ostaje mnogo manje vremena za obuku i njenu primenu. Iz ovog sledi logičan zaključak: da bi informaciona tehnologija bila maksimalno iskorišćena potrebno je da obuka počne blagovremeno, u cilju što boljeg iskorišćavanja u raspoloživom vremenu.
