Planiranje je primarna faza svakog procesa upravljanja, pa samim tim i upravljanja projektom. Planiranjem se obuhvataju ciljevi, kao i načini za ostvarenje definisanih ciljeva. Drugim rečima plan predstavlja opis načina putem kojeg se želi ostvariti određeni cilj. Za dobro planiranje je od značaja da se njim ne definiše samo šta će da se uradi, već je potrebno i predvideti kako to i ostvariti.
Planiranje realizacije projekta može biti:
- Globalno, i ono obuhvata grubu razradu aktivnosti u realizaciji projekta i
- Detaljno, kojim se precizno definišu svi elementi u realizaciji projektnog zadatka.
Metode planiranja za ostvarenje projekta mogu biti različite, ali najčešće korišćene i one koje su najprimenjivije su metode mrežnog planiranja i gantogrami. Metodama planiranja određuje se logičan redosled aktivnosti i grafički se prikazuje.
Najvažnije planiranje u projektu se odnosi na:
- plan vremena,
- plan resursa i
- plan troškova.
Planiranje može vrlo lako da krene u pogrešnom pravcu. S obzirom da je svaki projekat ograničen vremenom i određenim resursima, značaj planiranja je veoma bitan. Pogrešnim planom može da dođe do odstupanja u delu utroška ovih resursa, pa je samim tim potrebno staviti pod kontrolu ove aktivnosti.
Time se postižu i određene dodatne koristi:
- Proces kreiranja plana primorava ljude da razmisle o tome šta je ključno u projektu, kao i njihovim međuzavisnostima.
- Omogućava da se sačini raspored korišćenja ograničenih resursa, kako u projektu, tako i u čitavom preduzeću.
- Ukoliko postoji plan na osnovu kojeg može da se prati napredak onda odstupanja mogu da se primete i da se preduzmu akcije pre nego što situacija postane kritična.
- Dobro razmotren plan je jedna od malobrojnih odbrana od zahteva za nerazumnim rokovima.
- Podela projekta na različite zadatke, svaki sa određenim rezultatom i rokom, omogućava projektnom menadžeru da ih efikasno delegira. U dobro razrađenom planu, prilikom delegiranja zaduženja, lako je odrediti ”pametne” ciljeve i uvećati verovatnoću da će članovi tima u planiranom roku proizvesti željeni rezultat. Ljudima je lakše da se usredsrede na jasno definisane pojedinačne zadatke nego na projekat u celini u kojem imaju samo mali udeo. Stoga, pravilno struktuisanje projekta pruža članovima tima zadovoljavajuće kratkoročne i srednjeročne ciljeve.
- Plan je sredstvo za komunikaciju. Zahvaljujući njemu potrošači, dobavljači, članovi tima, sponzori i stejkholderi imaju isto saznanje kada će rezultati biti dostupni i zašto bi određene rokove trebalo ispoštovati.
- Bez planova određene stvari će biti zaboravljene, kasnije započete ili će ih obavljati veći broj ljudi.
Proces planiranja realizacije projekta počinje planiranjem vremena, odnosno izradom terminskih planova odvijanja pojedinih aktivnosti. Nakon toga se pristupa strukturiranju projekta na više podprojekta, kao samostalne celine. Sledeća faza utvrđuje veze između pojedinih celina i unutar njih pri čemu se dobija fizički redosled izvršenja poslova u pojedinim podprojektima i u globalnom projektu. Posle ove faze potrebno je isplanirati resurse i troškove projekta.
Planiranje vremena realizacije i metode koje se koriste za planiranje
Planiranje vremena realizacije projekta definiše se kao odvijanje procesa realizacije projekta po pojedinim fazama i odnosi se na planiranje i razradu vremena realizacije projekta. Ovim planiranjem se analizira vreme potrebno za realizaciju projekta, i utvrđuje termin završetka, kako pojedinih delova projekta, tako i projekat u celini.
