Postoji niz merila pomoću kojih se meri apstinencija u organizaciji. U praksi se najčešće koristi čas i radni dan. S tim da se ti radni dani mogu iskazati kroz različite vremenske periode: mesec, više meseci ili pak godina. Za menadžment organizacije najvažniji pokazatelj apsentizma je izgubljeni fond časova odnosno radnih dana i troškovi izostanka. Dalje se apsentizam može iskazati prema polu, kvalifikacijama, i radnom stažu. No najvažnije merenje apsentizama izražava se kroz ekonomski aspekt izostajanja sa posla.
Kako izmeriti apsentizam
Taj ekonomski aspekt iskazuje se ne samo kroz ”izgubljenu dobit” zbog apsentizma zaposlenih, već i kroz troškove zamene apstinenata novim radnicima koje treba dovesti iz bližeg i daljeg okruženja, što iziskuje izdatke vezane za regrutovanje, selekciju, uvođenje u posao, obuku, lične dohotke, naknade za bolovanja i druge obaveze utvrđene zakonom.
Ekonomski aspekt apsentizma izražava se stopom pomoću formule:
PRIMER 1: Poslužićemo se godišnjim fondom radnih dana izgubljenih po osnovu apsentizma u JP PTT saobraćaj ”Srbija”, prosečnim brojem zaposlenih, i brojem radnih dana u toku godine, kako bi došli do stope apsentizma u toku 2005. godine u toj organizaciji.
Dakle, godišnja stopa apsentizma za JP PTT sobraćaj ‘’Srbije’’ iznosi 20.45%., i svakodnevno apstinira sa posla gore navedeni procenat radnika, što je bez sumnje veliki broj i upozoravajući signal za menadžment organizacije da je nužno pristupiti izradi strategije planiranja i upravljanja apstinencijom kao gorućim problemom koji značajno može uticati kako na osvojene klijente, tako i na ”imidž” i konkurentsku sposobnmost organizacije.
PRIMER 2: Godišnji prosečni apsentizam po radniku, izračunava se po formuli:
Izgubljena dobit
Ovaj primer od 53 radna dana po radniku treba uzeti sa rezervom, jer je u taj odnos uzet apsentizam po svim osnovama kako opravdani odnosno prinudni, tako i neopravdani odnosno samovoljni. Od doga iznosa treba odbiti prosečan godišnji odmor u trajanju od oko 30 dana, verske i državne praznike od 6 do 8 dana, tako da se realni apsentizam u JP PTT saobraćaj ”Srbija” svodi na 13 -15 dana, što je za 2 – 3 dana iznad proseka razvijenih zemalja sveta.
Menadžment organizacije posebno interesuje i zanima ekonomski aspekt apsentizma, odnosno izguboljena dobit u toku određenog perioda. To je i razumljivo ako se ima na umu da su finansijski rezultati i ostvareni profit indikativni pokazatelji uspešnosti odnosno neuspešnosti organizacije. Izgubljenu dobit dobijamo kao proizvod bruto dnevne prosečne zarade jednog radnika (1800 din,) i godišnjeg fonda izgubljenih dana, a što ilustruje.
Hajde da posmatramo obračun zarada. Ako pođemo od pretpostavke da je dnevna prosečna bruto zarada po radniku u JP PTT saobraćaj ”Srbija” oko 1800 dinara x godišnji fond izgubljenih radnih dana od 857.630 dobijamo relativno visoku cifru od 1 543 734 000,00 dinara. Ukoliko navedeni iznos pretvorimo u eure po kursu 1:85 dobijamo 18 161 576,00 eura. Naravno, ovu cifru treba uzeti sa rezervom, jer su u nju uključena odsustvovanja po svim osnovama.
Ukoliko od navedene cifre odbijemo opravdani apsentizam po osnovu godišnjih odmora, materinstva (porodiljskog odsustva) verskih i državnih praznika na koje otpada oko 75% ukupnog godišnjeg apsentizma, dobijamo izgubljenu dobit od 25% u iznosu od 4 540 394,00 eura No, bez obzira na to, sa velikom sigurnošću možemo tvrditi da su troškovi apsentizma visoki i s pravom se smatraju izgubljenom dobiti za organizaciju.
Za tu izgubljenu dobit od 4 540 394,00,00 eura moglo bi se izgraditi, odnosno kupiti oko 110 dvosobnih stanova, ukoliko je njihova prosečna tržišna vrednost za celokupnu teritoriju Srbije recimo oko 40.000 eura. Iz ovoga se lako može zaključiti da su troškovi po osnovu apsentizma veliki i predstavljaju izgubljenu dobiti za organizaciju, koja bi se iz godine u godinu mogla smanjiti uz primenu adekvatne strategije planiranja i upravljanja apsentizmom. Ta strategija je imperativni zahtev ne samo Direkcije za kadrove, već i celokupnog menadžmenta organizacije i naravno samih zaposlnih.
Od golemih troškova apsentizma nisu imune ni najrazvijenije zemlje sveta. Tako SAD gube preko 400 miliona radnih dana. U mnogim industrijama dnevno izostaje od 10-20% radne snage. Takođe se procenjuje da troškovi apsentizma za menadžersko osoblje iznosi oko 66 dolara na dan po zaposlenom. Godišnji troškovi nepredviđenih i neplaniranih izostanaka su u 1993, varirali su između 250 i 500 dolara, po zaposlenom, dok se ukupni troškovi apsentizma procenjuju na preko 30 milijardi dolara godišnje. Procena troškova u Britanskoj industriji za isti problem je između 9 i 13 milijardi funti i britanski radnici su drugi u ligi odmah iza Holanđana. U 1994. godini Britanci su izgubili 8 dana po zaposlenom zbog odsustnosti zbog bolesti.
Upravljanje apsentizmom
Kada govorimo o upravljanju apsentizmom treba utvrditi stopu i dužinu izostanka u određenom periodu, uključujući i izgubljenu dobit, odnosno nastale troškove za organizaciju, kako bih se na bazi tih elemenata razradio i projektovao apsentizam po radnim grupama, odnosno organizacionim jedinicama, smenama i drugim važnim grupacijama. Ovim bi radna mesta eventualnih apstinenata blagovremeno bila popunjena novim radnicima i time menadžment organizacije izbegao ”prazni hod” u tehnološkom procesu rada. Ovo je prvorazredni zadatak menadžmenta za ljudske resurse u koordinaciji sa menadžerima organizacionih jedinica, smena i drugih grupacija.
Njihova koordinacija na planu planiranja i upravljanja apsentizmom mogla bi se svesti na sledeće aktivnosti:
- ispitivanje stavova potencijalnih apstinenata prema radu i organizaciji kao celini;
- istražiti da li je zaposleni zadovoljan sa različitim aspektima organizacije;
- ispitati zadovoljstvo zaposlenog sa radnim mestom, grupom, organizacionom jedinicom, nadređenima, menadžerskom strukturom, mogućnostima profesionalnog razvoja i stručnog napredovanja;
- utvrditi profesionalne i životne aspiracije zaposlenog;
- utvrditi stepen stresa vezan za posao koji obavlja;
- istražiti stepen frustracije, frustracionu toleranciju i odbrambene mehanizme na frustraciju;
- ispitati socijalnu anamnezu zaposlenog.
Sve ove aktivnosti menadžeri trebaju balgovremeno da utvrde, istražuju i prate, jer su oni česti uzroci apsentizma i simptom problema koji ne trpi odlaganje. To je svojevrsni psihološki barometar, koji se mora držati na ”oku” u protivnom apsentizam se lako može oteti kontroli i dovesti u pitanje ”imidž” i konkurentsku uspešnost organizacije.
Smanjenje apsentizma
Strategija za smanjivanje apsentizma ima za cilj da poveća motivaciju za rad svih zaposlenih, kako bi se odsustvovanje sa posla svelo na razumnu i prihvatljivu meru.
To se postiže kroz:
- kvalitetno obogaćivanje posla;
- poboljšanje selekcije;
- usklađivanje zahteva rada , mogućnosti i interesa izvršioca;
- planiranje i razvoj karijere;
- demokratski stil rukovođenja;
- uspostavljanje otvorenih komunikacija između nadređenih i podređenih;
- vrednovanje, nagrađivanje i uvođenje bonusa za redovnost dolaska na posao;
- projektovanje i kreiranje zdravog radnog ambijenta;
- utvrđivanje programa savetovanja i pomoći zaposlenima u rešavanju ličnih i porodičnih problema;
- primena programa za smanjivanje stresa na radu, a posebno za ona radna mesta za koje se utvrdi podložnost raznim stresogenima;
- obezbeđivanje rekreacije, sportskih i drugih aktivnosti kako bi se ostvarila veća privrženost organizaciji.
Mnoge savremene organizacije nastoje da reše problem čuvanja maloletne dece obezbeđujući program i prostor za ovu namenu, kako bi se roditelji mogli efikasnije posvetiti radu i organizaciji, što je obostrani interes i radnika i organizacije.
Rešavajući lične i porodične probleme zaposlenih, organizacija rešava svoje probleme, u prvom redu probleme uspešnosti, profitabilnosti i konkurentnosti.
Menadžment savremenih organizacija postaje sve svesniji činjnice da je zadovoljstvo zaposlenih sa organizacijom i radnim mestom conditio sine qwo non kako organizacije tako i samih zaposlenih i u tom odnosu treba tražiti sve nesporazume na liniji menadžment organizacije – zaposleni, uključujući i problem apsentizma i njegove posledice.
